Résumé
Vous souhaitez fédérer vos employés autour d’une expérience forte ? Pensez à leur offrir un séminaire, un team building ou un incentive. Quelles sont les étapes à suivre et que dit la loi sur le sujet ?
Bien choisir la destination et les activités
Par définition, les voyages d’entreprise sont des voyages en groupe organisés par une entreprise à l’intention de ses salariés ou ses clients. Diverses formules se sont développées au cours de ces dernières années : tourisme d’affaires, séminaires, congrès, incentive, team building. L’objectif est de fidéliser les partenaires autour d’une expérience commune et inédite. A l’issue de ces voyages, il doit ressortir une motivation, un rapprochement et un sentiment de récompense générale.
Pour réussir un voyage d’entreprise, il convient de définir en amont les contraintes des voyageurs : taille du groupe, dates du voyage, budget, exigences techniques (appareil photo, salle de réunion équipée de vidéoprojecteur, choix de la compagnie de transport, bagages…). Il faut également bien programmer les rendez-vous et préparer les démarches administratives.
Naturellement, le choix de la destination lors d’un voyage d’entreprise doit correspondre aux besoins de la société. Il importe de vérifier que la période choisie est favorable à la tenue d’un tel voyage qui doit marquer positivement les esprits. Les conditions météo ainsi que les commodités disponibles sur place sont à étudier de près. La meilleure option, c’est de faire appel à une agence de voyage spécialisée, à la fois pour permettre à tout un chacun de profiter pleinement de l’événement que pour rationaliser les coûts.
Le choix des activités lors d’un voyage d’entreprise ne doit pas se faire à la légère. Des imprévus peuvent apparaître tout au long du voyage, raison pour laquelle il vaut toujours mieux prévoir un plan B. Avant le départ, le chef ou le comité d’entreprise doit présenter le programme et les consignes de sécurité.
Que dit la loi au sujet des voyages d’entreprise ?
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le dirigeant ou le comité d’entreprise doit faire directement appel à une agence de voyages, un tour-opérateur ou un prestataire local. La raison, c’est que l’entreprise ne dispose pas des compétences et des droits en matière d’organisation de voyages professionnels (habilitation, agrément, garantie financière), à moins qu’elle ne soit elle-même spécialisé dans ce domaine.
Il est à rappeler que tous les comités d’entreprise ne disposent pas d’une garantie financière pour couvrir de type de déplacement. Le recours à des professionnels du tourisme est donc nécessaire pour la mise en place du voyage. Travailler avec une agence spécialisée engage l’entreprise vis-à-vis des participants, ce qui est toujours préférable à un voyage où ils doivent eux-mêmes s’occuper de tout.