Résumé
Contrairement à une certaine idée reçue, l’externalisation de la paie n’est pas uniquement réservée aux grandes entreprises. En effet, les PME ont également accès à tous les avantages d’une gestion de la paie dématérialisée.
Un gain de temps et l’assurance de la conformité de la réglementation
La gestion de la paie est une tâche et une activité laborieuse à réaliser pour la personne qui en a la charge. Et pour cause, le processus comprend de nombreuses et longues étapes : édition, impression et distribution des bulletins de paie, mais également l’application des nouvelles règles de calcul ou les exonérations de charges. Il y a aussi les déclarations sociales à faire régulièrement auprès de Pôle emploi, des caisses de retraite et de l’URSSAF.
L’externalisation de la paie fait gagner du temps à l’entreprise qui peut par conséquent se focaliser sur son cœur de métier. Le service des ressources humaines peut ainsi consacrer plus de temps au recrutement, aux entretiens d’embauche et à la formation des collaborateurs. Il est à rappeler que la gestion de la paie n’apporte pas de valeur ajoutée à l’entreprise en dépit de son caractère chronophage.
L’externalisation de la paie permet aussi de bénéficier de l’expertise de professionnels du métier. Les erreurs et les retards de paiement sont limités, ce qui est très apprécié par les collaborateurs qui n’auront pas aller devant le conseil des prud’hommes pour des contestations. Recourir aux services d’un spécialiste offre également la garantie d’être en conformité avec la réglementation qui est susceptible de changer à tout moment. Les risques de redressement de l’URSAAF sont aussi amoindris.
Moins de contraintes techniques et plus de flexibilité
Par ailleurs, une paie entièrement gérée en interne oblige le chef d’entreprise à prendre toutes les décisions concernant le logiciel utilisé et les paramétrages à faire en cas de modification de la législation. Il en est de même au sujet de la formation de la personne en charge de la paie. En externalisant les tâches, l’entreprise n’a même pas à avoir à acheter un logiciel tout en bénéficiant d’une hotline du fournisseur. Il est également possible d’opter pour une externalisation partielle qui se fait via une plateforme accessible en ligne.
Le recrutement d’un gestionnaire de paie peut être difficile, tout autant que sa fidélisation, car la demande reste très forte par rapport à l’offre. En externalisant sa paie, l’entreprise se décharge des problèmes liés à un arrêt maladie ou à un départ imprévu du responsable. L’externalisation garantit au chef d’entreprise un suivi permanent et la sérénité d’avoir un interlocuteur toujours à son écoute.