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Comment bien organiser un voyage professionnel à l’étranger

Comment bien organiser un voyage professionnel à l’étranger
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Un voyage d’affaire, cela se prépare. En particulier si l’on doit organiser un voyage professionnel à l’étranger. Pour que tout votre programme se déroule en toute efficacité et sécurité, organisez-vous à l’avance.

Préparez votre voyage professionnel à l’étranger le plus tôt possible

Soyez sûr que vos documents et papiers administratifs soient complets et à jour avant de partir en voyage professionnel à l’étranger : passeport valide, visa, vaccins etc. Puis, effectuez vos réservations le plus tôt possible : prenez jusqu’à deux semaines d’avance si possible, en particulier si vous devez vous déplacer dans un lieu éloigné. Posez vos réservations et organisez vos déplacements en fonction de vos objectifs et de votre programme durant votre séjour professionnel.

Idéalement, logez dans un hôtel qui soit proche de vos activités, réunions, ateliers et rendez-professionnels afin de réduire vos déplacements et d’économiser du temps. Pour vos déplacements, prévoyez une liste de contacts si vous avez le besoin de louer une voiture ou d’avoir le service d’un taxi. Les allées et retours dans des villes susceptibles d’être encombrées de bouchons ne pourront que vous retarder et vous stresser inutilement.

Cette précaution est aussi valable pour votre arrivée à l’aéroport ou à la gare : renseignez-vous préalablement sur la desserte. Pour votre vol ou votre voyage en train, prenez plutôt un trajet que vous pourrez modifier et / ou faire rembourser : si votre planning change à la dernière minute, vous pourrez facilement ajuster vos réservations.

Voyage professionnel en Europe : précautions et réservations auprès d’une agence spécialisée

Pour vos voyages professionnels en Europe, n’hésitez pas à vous référer à une chaîne d’hôtels reconnue pour sa qualité d’accueil, de confort et d’hébergement. Comme vous êtes dans le cas d’un déplacement professionnel, il est préférable de loger dans un lieu où vous pourrez travailler en toute tranquillité. Assurez-vous que votre carte bancaire corporate fonctionne à l’international : dans l’Union Européenne et partout dans le monde, il est également nécessaire de vous munir d’une carte de paiement internationale.

Durant votre voyage professionnel en Europe, il vous sera demandé d’avoir votre carte européenne d’assurance maladie ou CEAM : n’oubliez pas d’inscrire ce document dans votre checklist. De nos jours, il existe des agences spécialisées dans l’organisation de voyages professionnels sur le continent. Hormis les réservations et le suivi du dossier de voyage 24h/24h, l’agence offre une assistance pour la gestion des programmes de dernière minute et les modifications urgentes que cela nécessitera pour l’itinéraire et les réservations et aussi l’accompagnement en cas de problèmes (vols de documents ou d’équipements, soucis de santé, départ reporté etc.), il est donc préconisé de faire appel à ce type d’agences pour que vos déplacements professionnels soient bien organisés !

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