Résumé
Les déplacements d’entreprises sont souvent synonymes de stress pour les managers, car il y a une foule de choses à gérer. Il est capital de connaître pas à pas le processus d’un voyage d’affaires à la fois pour le confort des collaborateurs, mais aussi pour la rentabilité de la mission.
Par quel moyen gérer les déplacements d’entreprise ?
Une préparation laborieuse à laquelle s’ajoutent les incidents en cours de route, la tension durant la mission ainsi que la fatigue, tels sont, la plupart du temps, les ingrédients d’un déplacement d’entreprise. Cela peut impacter considérablement la performance et le moral des collaborateurs, et par conséquent la productivité de l’entreprise. Une bonne organisation est alors de mise, mais pas uniquement.
Force est de constater qu’il est parfois difficile de s’y retrouver face à la multitude d’offres disponibles et les conditions tarifaires toutes plus complexes les unes que les autres. Naturellement, le choix des prestations doit se faire en fonction des impératifs de l’agenda. La meilleure solution, c’est de mettre en place une politique de voyage dont la raison d’être est d’encadrer et d’automatiser les procédures.
Avant même un déplacement d’entreprise, cette étape préparation constitue représente un premier point d’incertitude potentiel pour le collaborateur. La mise à disposition d’une solution combinant les différents types de prestations nécessaires (billets de train, d’avion, réservation de chambre d’hôtel, location de voiture, taxi/VTC) permet de détendre la situation. C’est d’autant plus avantageux si les règles énoncées dans la politique voyage sont pré-paramétrées et que l’offre disponible est suffisante pour couvrir tous les besoins du voyageur.
Bien comprendre les paramètres du déplacement d’entreprise
La plupart du temps, un déplacement d’entreprise commence par un pré-acheminement qui peut se faire à pied, en véhicule personnel, en taxi ou en transport en commun. Ce pré-acheminement permet au salarié de rejoindre la gare ou l’aéroport. Il est donc nécessaire de prévoir un délai suffisant pour être à l’heure pour son embarquement, car les problèmes en cours de route ne sont pas à écarter.
Le train ou l’avion peuvent aussi être en retard ou annulés. Il est alors très appréciable d’être informé par la compagnie. Une fois à bord, pas le temps de se reposer, car il faut mettre au point les rendez-vous sur place. A destination, le salarié doit penser au post-acheminement. Il doit s’informer sur les moyens de transport disponibles pour se rendre à ses rendez-vous, l’état de la circulation, l’heure de la réunion, la météo…
Dans le cas où la dernière réunion est plus longue que prévue, attraper le train ou l’avion du retour va être un exercice périlleux. Et une fois de plus, il faut évaluer l’état du trafic et des transports en commun. Si le retard ne peut être rattrapé, le voyageur d’affaire doit réfléchir sur la possibilité de modifier son billet. Vient ensuite la rédaction du compte-rendu.
Vous l’aurez compris, il vaut mieux faire appel à une agence de voyage spécialisée dans l’organisation de déplacements d’entreprise.